Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams bei der Deutschen Botschaft in Tokyo!

Wir suchen eine Sekretariatskraft (m/w/d) für das Rechts- und Konsularreferat. Die Ganztagsstelle mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden in der Woche ist zunächst befristet auf zwei Jahre. Einstellungstermin ist der nächstmögliche Zeitpunkt.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Büroorganisation und eigenständige Schreibtätigkeiten,
• Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung,
• Korrespondenz mit deutschen und japanischen Behörden per Mail, Telefon und Brief,
• Aufbau und Pflege von Verteilern und Daten,
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen im Visa- und Konsularbereich, mit direkter Unterstützung bei spezifischen Anliegen.
• Unterstützung bei der Hilfe für Deutsche im Ausland und Haftbetreuung gem. Konsulargesetz

Unser Angebot:

• Attraktives Gehalt, Möglichkeiten zum Homeoffice, Berücksichtigung der Work-Life-Balance (Flexible Arbeitszeit),
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem kollegialen deutsch-japanischen Arbeitsumfeld,
• Spannende Tätigkeit in den konsularischen Beziehungen zwischen Deutschland und Japan.

Ihre Qualifikation:

• mindestens mittlerer Schulabschluss,
• sehr gute Kenntnisse der MS Office-Produkte,
• sehr gute deutsche (C1) und japanische (N1) Sprachkenntnisse in Schrift und Wort,
• gute englische Sprachkenntnisse (B2) erforderlich.

Wir freuen uns ergänzend über:

• eine einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich,
• hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sehr guter sprachlicher Ausdruck in Wort und Schrift,
• Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Servicebewusstsein sowie
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem multikulturellen und multidisziplinären Arbeitsumfeld.

Die vertraglichen Bedingungen richten sich nach dem Musterarbeitsvertrag für die nicht entsandten Arbeitnehmer/innen bei den deutschen Auslandsvertretungen in Japan.

Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.

Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung (durch eine ärztliche Untersuchung der Kooperationsärztin/des Kooperationsarztes der Botschaft) nachzuweisen. Zudem wird eine Personen- /Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.

Drittstaatsangehörige müssen darüber hinaus spätestens bei Einstellung über eine gültige Aufenthaltserlaubnis sowie eine gültige Arbeitserlaubnis für Japan verfügen.

Bewerbungen per E-Mail bis zum 20.01.2025 in deutscher Sprache mit folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Tabellarischer Lebenslauf
• Referenzen bisheriger Arbeitgeber
• Nachweis des höchsten erworbenen Bildungsabschlusses
• Gültige Aufenthaltserlaubnis (nur bei nicht-japanischen Staatsangehörigen)
• (falls vorhanden) Nachweis der Sprachkenntnisse

an folgende Adresse erbeten: Vw-S1@toky.diplo.de (auch für Rückfragen)

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und rechtzeitige Bewerbungen berücksichtigt werden können. Empfangsbestätigungen werden nicht versandt. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgereicht. Geeignete Bewerber/innen werden voraussichtlich in der 3. oder 4. Kalenderwoche 2025 zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. Reisekosten zum Vorstellungsgespräch werden nicht erstattet. Weitergehende Informationen über die Botschaft finden Sie unter www.japan.diplo.de

Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie unter https://japan.diplo.de/ja-de/datenschutz/737876.