Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams bei der Deutschen Botschaft in Tokyo!

Wir suchen eine Sekretariatskraft (m/w/d) für den Militärattachéstab. Die Ganztagsstelle mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden in der Woche ist zunächst befristet auf zwei Jahre. Einstellungstermin ist der nächstmögliche Zeitpunkt.

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Büroorganisation und Schreibtätigkeiten,
• Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung,
• Korrespondenz mit Behörden und Firmen
• Vorbereitung, Organisation und Mitwirkung bei Veranstaltungen, Delegationsbesuchen (insbesondere Kulturprogramm) und Besprechungen,
• Aufbau und Pflege von Verteilern und Daten,
• Organisation und Planung von Dienstreisen sowie
• Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen.

Unser Angebot:

• Attraktives Gehalt, Möglichkeiten zum Homeoffice, Berücksichtigung der Work-Life-Balance (Flexible Arbeitszeit).
• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem kollegialen deutsch-japanischen Arbeitsumfeld.
• Spannende Tätigkeit in den internationalen Beziehungen zwischen Deutschland und Japan.

Ihre Qualifikation:

• mindestens mittlerer Schulabschluss,
• sehr gute Kenntnisse der MS Office-Produkte,
• sehr gute deutsche (C1) und japanische (N1) sowie gute englische Sprachkenntnisse (B2) in Schrift und Wort erforderlich.

Wir freuen uns ergänzend über:

• eine einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich,
• ein verbindliches und freundliches Auftreten,
• hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sehr guter sprachlicher Ausdruck in Wort und Schrift,
• Zuverlässigkeit, Ordnungssinn, Verschwiegenheit,
• Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Servicebewusstsein sowie
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem multikulturellen und multidisziplinären Arbeitsumfeld.
• Grundsätzliche Bereitschaft zu sporadischen Einsätzen bei Abendveranstaltungen, Dienstreisen und Begleitung von Delegation (nach vorheriger Abstimmung)

Die vertraglichen Bedingungen richten sich nach dem Musterarbeitsvertrag für die nicht entsandten Arbeitnehmer/innen bei den deutschen Auslandsvertretungen in Japan.

Das Auswärtige Amt hat sich die berufliche Förderung von Frau zum Ziel gesetzt und lädt qualifizierte Frauen ausdrücklich zu einer Bewerbung ein.

Nach einem erfolgreichen Auswahlverfahren ist vor Einstellung die gesundheitliche Eignung (durch eine ärztliche Untersuchung der Kooperationsärztin/des Kooperationsarztes der Botschaft) nachzuweisen. Zudem wird eine Personen- /Sicherheitsüberprüfung vorgenommen. Ihre Bereitschaft zur Mitwirkung wird vorausgesetzt.

Drittstaatsangehörige müssen darüber hinaus spätestens bei Einstellung über eine gültige Aufenthaltserlaubnis sowie eine gültige Arbeitserlaubnis für Japan verfügen.

Bewerbungen per E-Mail bis zum 12.01. 2025 in deutscher Sprache mit folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Tabellarischer Lebenslauf
• Referenzen bisheriger Arbeitgeber
• Gültige Aufenthaltserlaubnis (nur für nicht japanische Staatsangehörige)
• (falls vorhanden) Nachweis der Sprachkenntnisse

an folgende Adresse erbeten: Vw-S1@toky.diplo.de (auch für Rückfragen)

Bitte beachten Sie, dass nur vollständige und rechtzeitige Bewerbungen berücksichtigt werden können. Empfangsbestätigungen werden nicht versandt. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgereicht. Geeignete Bewerber/innen werden voraussichtlich in der 3. oder 4. Kalenderwoche zu Vorstellungsgesprächen eingeladen. Reisekosten zum Vorstellungsgespräch werden nicht erstattet. Weitergehende Informationen über die Botschaft finden Sie unter www.japan.diplo.de

Informationen zum Datenschutz gem. Artikel 13 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) finden Sie hier.