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Stellenausschreibung Sekretariat

Lupe fokussiert Stellenangebote

Lupe fokussiert Stellenangebote in einer Tageszeitung, © ©picture alliance / Klaus Ohlenschläger

14.09.2022 - Stellenanzeige

Bewerbungsschluss: 15.10.2022, 23:59 Uhr Lokalzeit

Die Deutsche Botschaft in Tokyo sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst befristet auf zwei Jahre, eine Sekretariatskraft (m/w/d) für die Abteilung für Wirtschaft und Wissenschaft sowie das Kulturreferat. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden in der Woche.

Aufgabengebiet:  

  • Allgemeine Büroorganisation und Schreibtätigkeiten,
  • Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung,
  • Routinekorrespondenz mit Behörden und Firmen
  • Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen, Delegationsbesuchen und Besprechungen,
  • Aufbau und Pflege von Verteilern und Daten,
  • Organisation und Planung von Dienstreisen sowie
  • Ansprechpartner/in für interne und externe Anfragen.

Fachliche Anforderungen: 

  • mindestens mittlerer Schulabschluss,
  • wünschenswert ist eine einschlägige Berufserfahrung im Sekretariats- oder Vorzimmerbereich,
  • sehr gute Kenntnisse der MS Office-Produkte,
  • gute deutsche und japanische sowie englische Sprachkenntnisse in Schrift und Wort erforderlich.

Persönliche Anforderungen

  • Bereitschaft zur Arbeit zu wechselnden Zeiten und ggf. auch in den Abendstunden (nach vorheriger Abstimmung),
  • Bereitschaft für Vertretungen auch in einem anderen Sekretariat (bei dienstlicher Notwendigkeit),
  • ein verbindliches und freundliches Auftreten,
  • hohe Kommunikationsfähigkeit sowie sehr guter sprachlicher Ausdruck in Wort und Schrift,
  • Zuverlässigkeit, Ordnungssinn, Verschwiegenheit,
  • Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit und Servicebewusstsein sowie
  • Bereitschaft und Fähigkeit zur Zusammenarbeit in einem multikulturellen und multidisziplinären Arbeitsumfeld.

Die vertraglichen Bedingungen richten sich nach dem Musterarbeitsvertrag für die nicht entsandten Arbeitnehmer/innen bei den deutschen Auslandsvertretungen in Japan. 


Bewerbungen per Email bis zum 15.10.2022 in deutscher Sprache mit folgenden Unterlagen: 

  • Motivationsschreiben
  • Tabellarischer Lebenslauf
  • Referenzen bisheriger Arbeitgeber
  • Gültige Aufenthaltserlaubnis (nur für nicht japanische Staatsangehörige)

an folgende Adresse erbeten: Vw-S1@toky.diplo.de  (auch für Rückfragen)

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